Как построить идеальную оргструктуру
Для начала отправной вопрос — а для чего она вообще нужна?
Посмотришь на некоторые предприятия, и понимаешь, что люди так и не нашли для себя ответа. Вот типичная ситуация — структура вроде бы есть, но ни руководители, ни (тем более) сотрудники её не знают, она либо вообще не вывешена на всеобщее обозрение, либо вывешена там, где её могут увидеть немногие избранные. В любом случае структура содержит лишь названия основных должностей и структурных подразделений и показывает, кто кому подчиняется. Причём линии подчинения не поддаются никакой логике, часто строятся «от личности». Иногда на структуре видно двойное-тройное подчинение (один человек или отдел подчинён одновременно двум и более начальникам). Внешний вид схемы похож на паутину или лабиринт для детского журнала «попробуй найти выход». Видно, что разработчики сами были в явно безвыходной ситуации.
С самого начала моей консалтинговой деятельности, около десяти лет назад, я ходил по разным организациям и просил сотрудников нарисовать оргструктуру собственного предприятия. Кроме того, что это просто полезно для анализа ситуации на производстве, это одно из самых весёлых мероприятий в деятельности консультанта. Рекомендую для руководителей, которых заела рутина и требуется «чисто поржать». Если у вас завышенное представление об уровне организованности своей компании, пройдитесь по офису и попросите людей без подготовки нарисовать структуру компании. Развлечётесь.
На самом деле есть несколько задач, которые решает оргструктура. Это: ориентация в организации, анализ деятельности с точки зрения функций и результатов, планирование заполнения предприятия персоналом, координация. Оргструктура должна отражать как горизонтальные, так и вертикальные связи, области ответственности, линии подчинения. На ней должны быть отражены как выполняемые функции, так и ожидаемые продукты производства разных частей организации. На структуре должны быть фамилии основных сотрудников в актуальном состоянии, чтобы видеть, кто и за что отвечает. И структура должна отражать основную последовательность процессов в организации. Если при этом на структуре будут отражены все функции, которые понадобятся организации в ближайшие годы, чтобы постоянно не перекраивать схему, тогда можно сказать, что у вас профессиональная структура.
И это ещё не всё.
Каждый член коллектива должен знать эту схему как «Отче наш». Люди должны уметь ей пользоваться для вышеперечисленных целей. Схема должна быть вывешена так, чтобы любой, в том числе и клиенты могли видеть её. И чтобы они могли быстро разобраться, что к чему. Зачем? А зачем тогда она вообще нужна?
Лично я в своей работе использую стандарт построения оргструктуры Л. Рона Хаббарда. Я пересмотрел немало трудов по разработке оргструктуры, работа обязывает. Вот основные постулаты его методики.
Я не буду в этой статье усложнять и приводить всю теоретическую базу, которая лежит в основе оргструктуры. Расскажу в стиле «сухой остаток». Смею уверить, у каждого положения этой методики есть очень глубокая и интересная теоретическая основа. Итак, Хаббард установил, какие функции стандартны для любой организации. Глобально, их семь:
Управление;
Кадры и коммуникации;
Продвижение товаров или услуг;
Финансы;
Производство товаров/услуг;
Контроль качества продукции/квалификации сотрудников;
Связи с общественностью/захват новых рынков.
В подавляющем большинстве организаций эти функции перепутаны и совмещены. По большей части от непонимания принципов, по которым вообще разделяются функции. Каких только идей не услышишь от руководителей: совмещение функций бухгалтера и кадровика (распространенное безумие), производственника и продавца (при полном отсутствии какого-нибудь отдела продаж вообще), повторные продажи и захват новых рынков (90% руководителей пошли по этому пути в результате влияния советской плановой экономики — вроде бы логично, на самом деле жутко неэффективно), финансовое планирование отдают главбуху (хочется плакать), качество продуктов и услуг проверяют клиенты (в отсутствии службы качества), обучение просто похерено.
Это я, разумеется, не про вашу компанию, читатель. У вас-то всё правильно. Это я про других, которых вы не знаете.
Разрабатывая структуру, надо чётко прописать продукт (ожидаемый результат деятельности) каждого подразделения и поста. Та ещё работёнка, особенно если никогда этого не делал. Для кого-то это становится головоломкой из серии «нерешаемых».
Если вам сложно представить, как всё это может выглядеть в реальности — взгляните на оргсхему нашей компании на сайте. А в разделе «консалтинг» выложены ещё два примера оргструктур, сделанных профессионалами.
Кстати, не бойтесь вывешивать структуру на всеобщее обозрение. Кто-то думает, что ноу-хау «срисуют» конкуренты. Расслабьтесь, опасения беспочвенны. Некоторые мои клиенты только после долгого обучения, многих часов консультаций, изучения инструкций и настоящих озарений смогли разобраться в вопросе. После того, как один раз по-настоящему поймёшь предмет, уже не понимаешь: а как по-другому? А с одного взгляда никто ещё не сумел воспроизвести правильные принципы в реальности. Так что оргструктура на стене в приёмной не принесёт вам никакого вреда. Будет лишь польза, так как упрощается ориентирование.
Давайте взглянем на приведённые выше функции, которые составляют основные отделы. Какие из них одинаковы от организации к организации?
Управленцам всё равно, чем руководить. Это отделение стандартно. Управленческие команды переходят с одного предприятия на другое (зачастую совершенно иного профиля), и ничего. Справляются.
Кадровикам и IT всё равно, что за профиль организации. Кадры есть кадры, коммуникации есть коммуникации.
Маркетологам и продавцам абсолютно всё равно, что именно продвигать. Не верите — посмотрите на маркетинговые агентства. Так что это совершенно стандартное отделение.
Бухгалтерия — она и в Африке бухгалтерия.
Ага, производство! Вот чем отличается одна организация от другой.
О, служба качества. Она настолько привязана к производственным технологиям, что тоже будет совершенно различной в разных компаниях.
Обучение персонала построено по стандартным принципам. Отличается только учебный материал. А практика проводится на производстве.
И напоследок служба PR и расширения рынка. Это тоже совершенно стандартная часть организации, она может быть «под копирку».
Итак, в организациях все функции, кроме производства и качества, совершенно стандартны. То, что в жизни это не так, говорит только о низком уровне понимания предмета профессорами в ВУЗах, которые учат будущих (или действующих) менеджеров. Не хочу никого обижать, но большинство этих профессоров знает о бизнесе только из книг, а тысяча-полторы долларов зарплаты для них — предел мечтаний. Ваш же покорный слуга обучался и стажировался у людей, для которых месячная зарплата в миллион долларов была бы катастрофой и кризисной ситуацией. Но деньги ещё не главное — стабильный рост доходов и непотопляемость характеризуют компании, которые правильно подошли не только к идее бизнеса, но и к процессу его организации.
Оргструктура, учитывающая всё перечисленное составляет одну пятую часть стандарта менеджмента «Модель административного ноу-хау». Если ISO-9001 направлен на систему качества, «Lean production» — на производство, то «Модель» направлена на всю систему.
Но некоторым умным людям достаточно бывает просто подсказать. Потом они сами начинают искать дополнительную информацию.
